Leren van Reorganiseren om verder te Excelleren – Universiteit Leiden

Rijnconsult heeft een evaluatieonderzoek uitgevoerd naar een 7-tal reorganisaties die in de jaren daarvoor bij de Universiteit Leiden zijn doorgevoerd. Jan van der Boon, directeur Bedrijfsvoering van de Universiteit Leiden, kijkt terug op dit traject.

De ervaring:  

“Erg sterk vonden wij de manier waarop Rijnconsult ons heeft aangevoeld: als Universiteit zijn we natuurlijk toch een bijzondere organisatie en jullie hebben veel empathie laten zien.. We hebben gedurende het gehele proces erg prettig samengewerkt met de adviseurs, het was echt een co-makership.”

De opdracht:

De Universiteit Leiden wilde leren van verschillende uitgevoerde reorganisaties. Doel was om in de toekomst beter met veranderingen om te gaan. Daarbij ging het enerzijds om de vergroting van de efficiëntie en de effectiviteit van reorganisaties. Anderzijds ging het om de behaalde resultaten, zoals op het gebied van kostenbeheersing, te borgen.

Het resultaat:

“Het traject met Rijnconsult was voor ons een goede afsluiting van een hectische periode, waarin in korte tijd een aantal reorganisaties in onze organisatie zijn uitgevoerd. Met de direct betrokkenen, zoals directeuren Bedrijfsvoering van de faculteiten en onze portefeuillehouder in het College van Bestuur, hebben we gezamenlijk gereflecteerd op de wijze waarop we vorm en inhoud hebben gegeven aan deze reorganisaties. Het onderzoeksrapport van Rijnconsult en zeker ook de wijze waarop Rijnconsult dit proces heeft begeleid, heeft ons daarmee goed geholpen.

We hebben een foto gekregen van de reorganisaties: zijn de doelstellingen ook bereikt en, hier lag de focus, hoe hebben we de reorganisaties procesmatig aangepakt? Het delen van best practices is voor ons heel belangrijk geweest. Dat heeft ons ook versterkt in onze aanpak: zo doen wij de dingen hier…!

Vervolgens zijn er een aantal vervolgacties uit voortgekomen, bijvoorbeeld het handboek Reorganisaties. Daarnaast hebben we een aantal regelingen en procedures bijgesteld, waaronder de vacatureregeling en de reorganisatiecode.”

Het inzicht:

“In veel organisaties is er een voordurende druk tot veranderen. Er is altijd genoeg te doen en we hollen van het een naar het ander. Af en toe eens stilstaan en terugkijken naar datgene wat is bereikt en vooral hoe dat is bereikt, dat is heel zinvol. En daar vervolgens samen lessen uittrekken, natuurlijk. Dat zal voor andere Universiteiten of andere complexe organisaties ook nuttig zijn, zo schat ik in …”