Pilot lean management Sociale Zaken – Gemeente Tilburg

Rijnconsult heeft in samenwerking met de gemeente pilots lean management uitgevoerd binnen Sociale Zaken. Hans Sprangers, Teammanager Regionale dienstverlening, Ontwikkeling en Implementatie van de gemeente Tilburg, kijkt terug op dit traject.

De ervaring: 

“De verbeteringspotentie op de processen was groot, zelfs op korte termijn. Efficiency verbeterde met zeker 25%. Zo ging voor veel aanvragen de doorlooptijden naar ongeveer één week. Dit geeft lagere administratieve lasten (bv van standaard 19 naar 4 bewijsstukken).”

De opdracht:

Aanleiding voor het uitvoeren van lean pilots binnen Sociale Zaken is ervaring opdoen met deze vorm van procesverbetering. Dit is input voor discussie over  een eventuele bredere toepassing binnen de gemeente Tilburg. Doelstelling van deze procesherziening is het realiseren van  efficiencyverbetering, administratieve lastenverlichting en het verkorten van de doorlooptijden.

Het resultaat:

“De efficiency is omhoog gegaan met 25%. Maar, wat wij de ‘bijvangst’ noemen, is zeker zo belangrijk. Medewerkers die al hun kennis en ervaring inbrengen en zelf aangeven gegroeid te zijn in hun werk en in de onderlinge samenwerking. Het was niet altijd even gemakkelijk om de spirit er in te houden, waarbij vooral de leidinggevenden ervaren dat zij anders in hun rol moeten zitten: faciliteren, ondersteunen, omarmen van initiatieven en volhouden. Een voorbeeld daarvan is een ochtend meeting tweemaal per week, waarbij in 10 minuten (letterlijk) gekeken wordt naar resultaten, knelpunten in het werk en verbeteringsmogelijkheden, die op een white board bij het team gevolgd worden.”

Het inzicht:

“Met een lean bril naar je processen kijken levert veel verbeter- en bespaarmogelijkheden op. Lean is niet een eenmalig iets, maar een structureel andere manier van kijken door management en medewerkers naar je processen. Lean is cultuur en begint dan ook bij je mensen.”