3D Transformatiescan: grip op sociaal domein

Sinds 1 januari 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor nieuwe taken in het sociaal domein. Het waarborgen van de continuïteit van dienstverlening had daarbij de eerste prioriteit. Nu dat goed geregeld lijkt ontstaat ruimte voor nieuwe vragen, zoals:

  • Zijn we in control bij deze nieuwe taken of hoe komen we in control?
  • Waar zitten aandachtspunten in de wijze waarop wij onze taken georganiseerd hebben?
  • Hoe ver zijn we in het transformatieproces?
  • Wat wordt de (management) agenda voor het in gang zetten of versnellen van het transformatieproces?

Uit onze praktijk blijkt dat er op veel fronten tegelijkertijd én hard is gewerkt om de transitie voor elkaar te krijgen en ook is nagedacht over de volgende stappen. Niet iedereen is daardoor aangesloten en vaak ontbreekt het overzicht, zeker op nieuwere terreinen zoals Wmo-nieuw en vooral bij Jeugd.

De 3D-transformatiescan

De 3D-transformatiescan is een compacte scan om op een gestructureerde manier, met betrokkenheid van een selectie van medewerkers in kaart te brengen hoe uw gemeente er voor staat op de domeinen Jeugd, Wmo of Participatiewet. Vanuit verschillende invalshoeken: organisatie, processen, financiën, juridisch, samenwerking en (gerealiseerde) prestaties . Met als resultaat om de hoofdlijnen voor de managementagenda op te stellen, maar evengoed om snel inzicht en overzicht te creëren in aan te pakken knelpunten. De scan is gebaseerd op het INK-managementmodel. Bij uitstek een instrument om overzicht en inzicht te creëren op basis van een goed onderling gesprek.

Hoe het werkt?

U kunt de scan met ons in twee dagdelen doorlopen, met beperkte voorbereiding vooraf. Een mix van medewerkers uit uitvoering (primair proces en ondersteuning), beleid, P&C, management en directie (uit gemeenten en eventueel ook van partners) vult vooraf een vragenlijst in en neemt deel aan een groepsgesprek over de resultaten (eerste dagdeel). Als werkvorm gebruiken we een visueel overzicht van de antwoorden van de verschillende deelnemers. Hierdoor ontstaat snel overzicht over de te bespreken punten. Dit resulteert in prioriteiten voor de management agenda. Het tweede dagdeel bestaat uit een werksessie met het management om deze prioriteiten verder te concretiseren en om te zetten naar een actieplan voorzien van acties, actiehouders en een planning. Zie onder een voorbeeld van een recent uitgevoerde scan.

transformatiescan jeugd

Onze bijdrage

Uiteraard nemen wij brede ervaring met het sociale domein mee, maar jullie zijn de lokale experts. Onze bijdrage richt zich in het eerste dagdeel vooral op het voeren van het ‘goede’ gesprek, waarbij ieders bijdrage even waardevol is. Dit betekent ook aanvoelen op welke punten we ‘door moeten prikken’: hoe staat het er echt voor? Daarnaast gaat het er om de rode draden en samenhang te ontdekken tussen de verschillende onderwerpen: zijn er onderliggende thema’s die van belang zijn. En tenslotte met elkaar een beperkte set van heldere prioriteiten benoemen. Tijdens het tweede dagdeel is essentieel om het momentum van het eerste dagdeel vast te houden en het management te ondersteunen in het komen tot een scherp en realistisch actieplan. Hierbij komt onze ruime ervaring in organisatieontwikkeling goed van pas.

Cases
Waar staan we in de organisatie van Beschermd wonen

  
De opdracht

In de  Wmo is geregeld dat centrumgemeenten verantwoordelijk zijn voor  beschermd wonen. Dit is voor de gemeente Almelo per 1 januari 2015 een nieuwe en complexe taak die zij als centrumgemeente voor de gemeenten in de regio uitvoert. De focus in 2015 ging uit naar continuïteit van zorg, al dan niet met “houtje-touwtje oplossingen”. De gemeente wil weten waar ze nu staat in de organisatie en uitvoering van deze taak en wil inzicht in de prioriteiten om deze taak duurzaam goed te organiseren en het  transformatieproces te versterken.
 

Het resultaat

Er zijn vijf prioriteiten voor de managementagenda benoemd. Deze prioriteiten zijn uitgewerkt in acties, actiehouders en een planning. Het gaat bijvoorbeeld om het beknopt op papier zetten van de visie en het operationaliseren van doelstellingen en kpi’s (incl.: wat gaan we monitoren en hoe vaak) vanuit de transformatieopgave.
 

Het inzicht

Je moet de tijd nemen om te reflecteren op hoe je je werkt doet, en of dat ook de meest slimme manier is om dat zo te doen. Anders blijf je vermijdbare brandjes blussen.
 

Bijdrage van Rijnconsult

'Rijnconsult heeft ons op verschillende manieren goed geholpen. Op de eerste plaats is de transformatiescan een goed hulpmiddel gebleken om met elkaar overzicht te krijgen en ook van ieders perceptie van de werkelijkheid. Op de tweede plaats zorgden zij voor focus, zodat we het over de juiste dingen hadden en dat we tot concrete acties en afspraken kwamen. De voorbereiding en procesbegeleiding vanuit Rijnconsult heeft ons in een kort tijdsbestek een realistische veranderagenda opgeleverd.'

 Janien Jonker almelo
Janien Jonker, Programmamanager sociaal domein Sector Samenleving Gemeente Almelo
  

Specialisten

Afbeelding
Huub Torremans
Huub Torremans