Case: Vijf gemeenten doen samen belastingzaken

De vraag

De gemeenten Apeldoorn, Epe, Voorst, Zutphen en Lochem willen samenwerken op gebied van gemeentebelastingen (inclusief WOZ). Met de samenwerking wordt beoogd een toekomstbestendige bedrijfsvoering op het taakveld belastingen te realiseren. Gemeenten willen de kwaliteit van dienstverlening behouden, kwetsbaarheid verminderen en kosten beheersen. Rijnconsult is als projectleider verantwoordelijk geweest voor deze gemeentelijke samenwerking. Naar verwachting levert dat een totale besparing op van bijna twee miljoen euro op jaarbasis.

Resultaat

Alle besturen hebben ingestemd met het bedrijfsplan voor de belastingsamenwerking. Dat is samen met eigen medewerkers ontwikkeld en kon op brede steun rekenen van alle gemeenten. In een half jaar is een complete belastingorganisatie opgebouwd. Rijnconsult zorgde als verantwoordelijke voor het projectteam voor alles wat nodig was om de nieuwe organisatie te starten: van samenvoeging van de data, de aanleg van de ICT-infrastructuur, lean maken van de werkprocessen, afspraken over de financiën tot de overgang van personeel en een nieuwe huisstijl en naam (Tribuut).  De samenwerking betreft alle mogelijke gemeentelijke heffingen en belastingen, van onroerende zaakbelasting tot rioolheffing en hondenbelasting. De verschillen in tarieven tussen de gemeenten zijn geen belemmering en blijven intact. De gemeenteraden van de vijf gemeenten blijven eindverantwoordelijk, ook wat de hoogte van de belastingtarieven betreft. Het regionale belastingkantoor werkt vanaf 2016 voor ongeveer 300.000 inwoners.

Het inzicht

Met de directeur hebben we, enige tijd na de start, teruggeblikt op de eerste fase van Tribuut. Die is vrijwel vlekkeloos verlopen. Belangrijke factoren voor het succes van Tribuut bleek die betrokkenheid van alle belanghebbenden, waardoor medewerkers en besturen zich eigenaar voelden en voelen. Het bedrijfsplan was ver uitgewerkt. Over veel zaken is vooraf goed nagedacht, met profijt voor de uitvoering daarna. Dat geldt in het bijzonder voor de uitwerking van de processen. Last but not least is vanaf het begin een cultuur neergezet van continu verbeteren, waarin medewerkers zelf verantwoordelijkheid dragen.