Dat bracht mij tot een inzicht. We zitten in de weken van de ramadan, terwijl traditionele katholieke christenen de vastentijd net hebben voltooid in de veertig dagen voor Pasen. Christenen en moslims vasten om spiritueel te groeien en ontvankelijker zijn voor hun geloof. Groeien door dingen niet te doen in plaats van wel te doen. Organisaties zouden eigenlijk ook moeten vasten. Dat is nog een hele kunst, maar ik heb de laatste tijd een paar mooie voorbeelden ervaren binnen diverse organisaties.
Stick to the plan
Ik kwam over de vloer bij een woningcorporatie die geen strategisch ondernemingsplan meer wilde schrijven. Als je niet weet hoe de wereld er over vijf jaar uitziet, is het lastig om je doelstellingen voor deze termijn te beschrijven. De afhankelijkheid van ontwikkelingen op het gebied van wetgeving, bouw, stikstof en energie zijn zonneklaar. Tegelijkertijd wil je wel wat met elkaar afspreken, om zo ook houvast te kunnen geven aan de organisatie. Middels een handelingsperspectief beschreef deze organisatie hoe zij willen handelen richting hun huurders, medewerkers en maatschappelijke partners. Het perspectief gaf aan hoe zij naar de wereld kijken en hoe deze organisatie wil handelen op de verschillende thema’s. Meer vanuit de ‘why’, minder vanuit de ‘what’ (naar Sinek’s Golden Circle). Om vervolgens door middel van jaarplannen de doelstellingen en activiteiten te formuleren binnen een overzichtelijke termijn. Grootste voordeel is de wendbaarheid die het geeft door op jaarniveau je plannen te maken. En zo voorkom je met elkaar dat je iets opschrijft dat na een of twee jaar niet zo relevant meer blijkt. En erger: energie zet op activiteiten waar de energie niet (meer) zit.
Prioriteren ≠ rangschikken
Na enkele bijeenkomsten bij een gemeente waren de jaarplannen op teamniveau voor 2023 definitief gereed. In korte ‘sprints’ hielden we op een groot Kanban-bord de belangrijkste ontwikkelingen bij (middels de drieslag to do – doing – done). Om overzicht te bieden in elkaars werk en knelpunten met elkaar te bespreken, ging dat over de zogenaamde ‘kokers’ heen. Leuk, maar ook ingewikkeld. Wat er namelijk gebeurt: elk team heeft z’n eigen doelstellingen, met daarbij afhankelijkheden van andere teams. Door verschillende redenen komen er allerlei invliegers bij, wat nieuw, onvoorzien werk betekent. Wat er vervolgens gebeurt is dat de jaarplannen in goed overleg opnieuw worden geprioriteerd. Of eigenlijk wordt de volgorde van het werk anders gerangschikt. Prioriteren is iets anders dan rangschikken: het betekent dat je bepaalt wat je als eerste en wat je later oppakt, en dus ook wat je nu niet doet. Dat wordt over het algemeen als ingewikkeld ervaren: er komt wat bij, maar het staande werk blijft. Het resultaat is meer vermoeide medewerkers die het gevoel hebben dat het werk nooit af is.
De kunst van het vieren
Het is een hele kunst om taken bewust niet of nog niet uit te voeren, maar ook om stil te staan bij wat er in de uitvoering vooral ook wél wordt afgerond. We vinden het soms lastig om resultaten te markeren (want wanneer is iets nu echt af?). En het is nog lastiger om hier met elkaar bewust bij stil te staan. Samen vieren, dat ontbreekt er nogal eens aan (hoewel de kunst van het vieren in het ene deel van het land beter verstaan wordt dan in het andere). “We zijn klaar? Mooi, dan kunnen enkele doelstellingen van Q3 zelfs naar voren worden gehaald naar Q2!” Hoe sterk is het om met medewerkers en maatschappelijke partners stil te staan bij behaalde resultaten. Het resulteert vaak ook in een gedeeld trots-gevoel dat zo belangrijk is voor organisaties. In overheidsland kan dit echt beter. En nee, dat hoeft niet veel te kosten.
Laat ik vooropstellen dat ‘dingen niet doen’ geen panacee is voor alle complexe uitdagingen waar we met elkaar voor staan. Sterker nog: we moeten aan de bak. De boodschap is denk ik meer: bezint, eer ge begint. Helemaal met de beperkte beschikbaarheid van mensen en middelen. Dat vraagt met name wat van managers en directies binnen onze organisaties. En om vervolgens de vraag te stellen wat we niet of nog niet doen als we voor nieuwe taken komen te staan. Het vraagt ook om te vieren als het werk af is, net als veel van ons afgelopen week Pasen vierden en anderen straks het Suikerfeest vieren na weken van dingen niet doen.
Auteur: Jan Treep (1994) werkt sinds 2019 bij Rijnconsult en is adviseur bij team Binnenlands Bestuur.
