Nieuw spelconcept in Sliedrecht

De gemeente Sliedrecht wil een slagvaardige, wendbare en stabiele organisatie realiseren, die voor en samen met inwoners werkt aan de opgaven en de lange termijn agenda van Sliedrecht en de Drechtsteden. Na jarenlang bestuurlijke en organisatorische dynamiek zijn in de afgelopen 2 jaar ontwikkelpunten en patronen in kaart gebracht. Organisatie en college hebben gewerkt aan een lange termijn agenda en deze aan de raad voorgelegd. Vervolgens is gekeken welke organisatievorm het meest dienend is aan de opgaven die horen bij de lange termijn agenda. Als laatste kwam daarbij het zoeken naar een passende hoofdstructuur en organisatiemodel dat de gewenste cultuur en manier van werken verder ondersteund en verankerd.  Rijnconsult is gevraagd om de gemeente daarin te begeleiden en adviseren.

Een (hoofd)structuur staat niet op zich. Het gaat om het samenspel tussen actoren en ook over de wijze waarop de structuur wordt ingericht in bijvoorbeeld de rolverdeling en in de samenstelling van overlegstructuren. Bovendien staan gemeenten vooral voor de uitdaging om samen te werken over afdelings- en organisatiegrenzen heen, dus niet in een statische structuur en niet (alleen) in een verticaal gestuurde organisatie. We spreken daarom liever van een spelconcept in plaats van een (hoofd)structuur. Het spelconcept is niet iets dat van de een op de andere dag ingeregeld of ‘af’ is en dan geïmplementeerd moet worden. Het helpt om de sleutelfiguren in positie te brengen en hen samen dit spel verder te laten ontdekken en fijnslijpen, waarbij het van belang is daarbij trouw te blijven aan de gekozen principes en rolverdeling in het spelconcept. Immers, we willen het anders doen dan we deden.

Participatieve aanpak

Ten behoeve van het ontwerpproces in Sliedrecht hebben we een breed samengestelde groep gevormd van zo’n 15 deelnemers. Met hen hebben we in een aantal workshops gewerkt aan een nieuwe organisatie. Tijdens de eerste workshop zijn we gestart met de vraag wat er - van buiten naar binnen geredeneerd - wordt gevraagd van de gemeente in de manier van organiseren en vervolgens wat - van binnen naar buiten geredeneerd - moet worden opgelost in de huidige manier van organiseren in Sliedrecht. Daaruit heeft de groep in gezamenlijkheid een aantal ‘designuitdagingen’ geformuleerd. Vervolgens is er in de groep in grote lijnen verkend welke mogelijke ontwerpen aan deze uitdagingen tegemoet kunnen komen. In voorbereiding op de tweede workshop heeft Rijnconsult twee modellen concreter uitgewerkt. De groep is deze modellen tijdens de workshop gaan beoordelen op de plussen, de minnen, welke vragen nog opgelost moeten worden in het model, welk alternatief er eventueel binnen het model is aan te brengen om het nog beter te maken en wat voor buikgevoel dit model geeft (toepassing van de denkhoeden van De Bono). Eén model kwam duidelijk als beste naar voren, die hebben we in een derde workshop geconcretiseerd.

De kracht van de gevolgde aanpak is het gemeenschappelijk delen van de analyse en van ontwerpdilemma’s, met ruimte voor verschillende perspectieven uit het organisatiesysteem en live inbreng van onze externe expertise. Het proces heeft bijgedragen aan de kwaliteit, de transparantie en het draagvlak van het opgeleverde advies en besluit. Ook het college en de portefeuillehouder is vanuit diens rol betrokken, voorafgaand aan de besluitvorming. Binnen enkele maanden heeft dit geresulteerd in een voorgenomen besluit van het college waarna ook de OR positief heeft geadviseerd.

De uitdagingen en oplossingen in Sliedrecht

De ‘designuitdagingen’ van Sliedrecht waren gericht op de behoefte aan een goede balans tussen herkenbaarheid/helderheid en vernieuwing, zowel voor het bestuur als voor de medewerkers. Een structuur die het strategisch vermogen in onder meer de regio versterkt en echt vrijspeelt om zo werk te maken van de ambities en niet door de waan van de dag te laten ondersneeuwen. Verder was het nodig dat de nieuwe structuur en werkwijze helpend is om extern georiënteerd te zijn in plaats van op de interne – relatief kleine – eigen organisatie en afdelingen. Integraal en ontkokerd werken op meerdere niveaus in de organisatie was een belangrijk uitgangspunt. Met verbindend leiderschap dat dat mogelijk maakt en het (zelf)oplossend vermogen van medewerkers vergroot.

Gemeente Sliedrecht heeft de rol van afdelingshoofd, de integraal manager die over alles gaat van het eigen domein, bewust afgeschaft. In het nieuwe spelconcept is gekozen voor vijf teammanagers met meer aandacht voor het personeel, de organisatie(ontwikkeling) als geheel en met de opdracht dienend en verbindend zijn aan de koers en strategie en zorg te dragen voor optimale inzet van medewerkers op zowel dienstverlening als programma’s en strategie. Naast de teammanagers zijn er enkele (gelijkwaardige) programmamanagers die in samenspel met de lijnorganisatie sturen op voor door het bestuur en directie geformuleerde programma’s, gelieerd aan de kadernota 2030. Programmatisch werken is een nieuw spelelement binnen Sliedrecht. De tweehoofdige directie is gericht op enerzijds de bestuurlijke, programmatische lijn (gemeentesecretaris) en anderzijds de interne, organisatorische lijn over alle teams heen (directeur organisatie). Ook is er een compacte staf met enkele strategische adviseurs die mede het strategisch vermogen in de organisatie helpen vergroten en de bestuurders en directie hierin ondersteunen.  

Joyce de Hondt namens de directie: “Door Rijnconsult hebben we het nieuwe spelconcept uitgevonden en op hoofdlijnen doorleefd.” Gemeente Sliedrecht gaat nu verder met de fijnstructuur, het plaatsingsproces en het leer- en ontwikkelproces van de organisatie. Dit doen ze gefaseerd aan de hand van simulaties, workshops en themadagen met medewerkers. Daarnaast heeft de OR aangegeven deze ontwikkeling te ondersteunen en vooral door te gaan.

Meer weten over onze visie op de toekomst van de gemeentelijke organisatie?

 Bekijk het webinar

Neem contact met ons op