De gemeentelijke organisatie, zo flexibel als wat

Als organisatie-adviseur werkzaam voor het binnenlands bestuur houd ik me bezig met het vraagstuk ‘wendbare organisaties’. Hoe kunnen we als gemeente of waterschap wendbaar en flexibel zijn en goed toegerust voor de ontwikkelingen die op ons afkomen? Betekent dat een aanpassing van de manier van werken of van de organisatiestructuur, moeten de processen anders ingericht, worden er andere competenties gevraagd of betekent het iets voor de flexibele schil en de grootte van het personeelsbestand? Vragen die ik met managers en medewerkers probeer te beantwoorden met behulp van Strategische Personeelsplanning (SPP). Daarbij stuur ik aan op het formuleren van zo concreet mogelijke acties voor de korte en langere termijn op gebied van persoonlijke ontwikkeling, mobiliteit, HR-beleid en -instrumenten en soms ook veranderingen van de structuur of processen. Deze ‘SPP-trajecten’ voer ik uit in gezamenlijkheid met het management. En vaak ook met inbreng van medewerkers, want wie kan er beter bedenken wat de impact van ontwikkelingen op zijn/haar werk is dan de medewerker zelf?

Halverwege zo’n SPP-traject bij een gemeente, waar we volop in dialoog met medewerkers praatten over de toekomst, kwamen we in de intelligente lockdown terecht. En in alle scenario’s die ik de afgelopen jaren in SPP-trajecten ben tegengekomen, kwam de huidige pandemie nergens voor. Neveneffecten die we nu als gevolg van de pandemie ervaren, hadden we wel voorzien: economische veranderingen, sterke toename van digitalisering, veranderingen in het onderwijs, uitdagingen in sociaal domein en jeugdzorg, veranderingen op de arbeidsmarkt en zo meer. Maar ineens zaten we met zijn allen thuis, moest de dienstverlening anders georganiseerd, werden crisisteams ingericht en kwamen er nieuwe producten en diensten bij. Collega’s sprongen op andere plekken in de organisatie bij en werden in razend tempo bijgeschoold en ingewerkt. Managers gaven leiding aan een dubbele hoeveelheid teams, zodat anderen in crisisteams konden participeren en nieuwe teams konden opstarten. En digitale weekstarten en teamoverleggen kwamen op gang, net als webinars, digitale trainingen en digitale lunchbijeenkomsten.

Als we al twijfelden of een gemeente wendbaar en flexibel kan zijn, dan heeft de afgelopen tijd die twijfel weggenomen. Bij gemeentelijke organisaties werken mensen die heel wendbaar en flexibel zijn. Als ze de verantwoordelijkheid en ruimte krijgen om te doen wat nodig is, is er heel veel mogelijk. En natuurlijk moet er daarbij voortdurend aandacht zijn voor het delen van ervaringen, het leren van wat werkt en niet werkt. Want niet alles werkt voor iedereen en in elke situatie. Reflecteren en ervan leren is ook een vorm van wendbaarheid. Wat ik in mijn toekomstige SPP-trajecten uit deze periode meeneem, is de bevestiging dat wendbaarheid en flexibiliteit niet bepaald worden door structuur- of procesinrichting (de ‘harde’ kant van organisaties). Maar dat wendbaarheid gaat over gedrag en motivatie, over met zijn allen aan een bepaalde klus werken en een doel voor ogen hebben. Over doen wat nodig is binnen bepaalde kaders. En over leren en evalueren, wat werkt en niet werkt. Stapje voor stapje. Wendbaarheid gaat over het stimuleren van samenwerking, verantwoordelijkheid en initiatieven. Wat we ook wel noemen de ‘hardnekkige’ kant van organisaties. En daar kan het opheffen van belemmerende structuren en processen aan ondersteunen. Net als het bestendigen van nieuwe werkwijzen in afspraken, rollen en beleidskaders. Maar wel met ruimte voor enige flexibiliteit.