De transformaties: work in progress

De transitie in het sociale domein is volbracht: continuïteit in de dienstverlening is gegarandeerd, inkoopcontracten met een ‘leger’ aan zorgleveranciers zijn ingeregeld, systemen zijn (al dan niet handmatig) aan elkaar geknoopt, de samenwerking in de regio heeft vorm gekregen om maar een paar onderwerpen te benoemen. Veel aandacht is uitgegaan naar de voorkant van het proces, waar tegelijkertijd ook een inhoudelijke verandering plaats moest vinden: meer aandacht voor eigen verantwoordelijkheid en zelfredzaamheid, het keukentafelgesprek, meer aandacht voor preventie en inzet op algemene voorzieningen. Daarnaast is bijvoorbeeld ook veel tijd besteed aan het (administratief) overnemen van lopende dienstverlening, aan herindicaties, aan op gang krijgen van factuurafhandeling en berichtenverkeer.

Daar is hard aan gewerkt en dit heeft veel energie gevraagd, en in de meeste gevallen met veel succes in het kader van ‘zorgen dat alles door blijft lopen’. Vaak wel met het gevolg dat ‘ieder voor zich’ zijn/haar stinkende best gedaan heeft om alles op orde te krijgen en dat de onderlinge samenhang niet altijd evenveel aandacht heeft gekregen. Nu gaat de aandacht vooral uit naar de transformatie: meer aandacht op het realiseren van de achterliggende doelstellingen van de decentralisaties. Tegelijkertijd constateren veel gemeentes dat er nog een wereld te winnen valt ‘achter de voorkant’. In sommige gemeentes is dat wat zwak uitgedrukt: aan de achterkant moet een inhaalslag gemaakt worden om administratieve processen, managementinformatie, contractmanagement, effectmeting en benodigde deskundigheid op orde te brengen. Vaak in combinatie met het uitlijnen van de ondersteunende informatiesystemen.

Om een totaalfoto van de huidige situatie te maken hebben we een 3D-transformatiescan ontwikkeld op basis van het INK-managementmodel en deze al meerdere malen toegepast. Het blijkt een effectief instrument te zijn om in een gezamenlijk gesprek met alle betrokken functies een gedeeld beeld te krijgen over sterke en zwakke punten, onderlinge samenhang en prioriteiten: de agenda voor het komende jaar. De scan verheldert naar alle betrokkenen hun perceptie van de werkelijkheid en overeenkomsten en verschillen daar in. Een paar recente voorbeelden van typische constateringen:

• Het werkt, maar het is wel een lappendeken van oplossingen.
• De benodigde managementinformatie is gedefinieerd, maar onze systemen kunnen dit voorlopig niet opleveren.
• We hebben contracten met al onze leveranciers, maar niet alle leveranciers werken zoals we afgesproken hebben.

Misschien is de uitdaging om het gehele proces ‘in control’ te krijgen nog wel groter dan de transitie zelf. Hoe behoud je voldoende urgentie, hoe zorg je ervoor dat leerervaringen omgezet worden naar nieuwe werkwijzen, hoe krijgt innovatie daadwerkelijk vorm? En zo zullen er nog veel, ook nu nog onbekende, uitdagingen tevoorschijn komen. Kortom work in progress, dat voorlopig nog de nodige managementaandacht zal vragen.