Politieke chaos bestaat niet. Onduidelijke besturing en processen wel

Over de gang van de gemeente loopt de wethouder voorbij, rondvragend. “Waar blijft dat toegezegde plan? Dat had er toch al moeten zijn? De gemeenteraad en media willen antwoorden.” Herkenbare operationele vragen die vaak terugkomen op een bestuurstafel. Dat kan anders. Een politiek, bestuurlijk én ambtelijk helder ingericht samenspel is essentieel om politieke chaos te doorbreken. Dit vraagt organisatiekracht om van buiten naar binnen én van binnen naar buiten te organiseren.

Vicieuze cirkel

We zien vaak dezelfde patronen. Een politieke vraag of mediaverzoek komt binnen bij de gemeente, maar wordt intern niet goed belegd. De tijd verstrijkt en dit als vanzelf ontstaat een bestuurlijk probleem, omdat de wethouder zich moet verantwoorden en zich ongemakkelijk en ongeduldig begint te voelen. De politieke en media druk loopt op. Vervolgens begint de ambtelijke organisatie te rennen, levert een brief, er komt een reactie van het College, memo’s, stelposten, en adviezen volgen elk op om de politieke brand te blussen. Dat lukt, de rust is keert weer , totdat een week later een ander onderwerp opkomt. En het circus weer opnieuw begint.

We herkennen het, we zien het gebeuren, we weten dat dit anders moet en toch gebeurt elke keer opnieuw. Het zorgt voor een structurele ad-hoc organisatie, met stressvolle medewerkers en een instabiel bestuur tot gevolg. Dat kan ander.

Van ‘buiten naar binnen’ én van ‘binnen naar buiten’ organiseren
We zien twee routes die nodig zijn om externe druk te kanaliseren. Dit is de ‘beleggingsroute’ en de ‘accorderingsroute’. Met andere woorden, van Buiten naar Binnen, en van Binnen naar Buiten 0rganiseren, in één proces.

In de beleggingsroute is het belangrijk dat de bestuurder een helder aanspreekpunt heeft en dat het verzoek een duidelijke (probleem)eigenaar kent. De probleemeigenaar is een vaak een dossierhouder. In de accorderingsroute is het belangrijk dat de juiste mensen op het juiste moment meekijken. In het begin stadium zijn dat collega-dossierhouders en eventuele stakeholders. Als het richting bestuur gaat voor akkoord is het belangrijk om staf, bestuursadviserus en/of concerncontrol aan te haken. Dit lijkt misschien groot, maar wanneer dit gestandaardiseerd en ingebakken is in de organisatie, wordt bestuurders optimaal geadviseerd en versterkt dit de kwaliteit van de dienstverlening naar buiten.

Succesfactoren

We zien drie hoofdelementen nodig om politieke chaos succesvol de baas te worden.

Heldere rollen & opdrachtgever- opdrachtnemerschap
Vooraf afgestemd proces
Accordering & inhoudelijke verantwoordelijkheid op elk niveau

Allereerst moeten de rollen tussen bestuurder, MT, teamleider en dossierhouder helder zijn. De bestuurder geeft een een bestuurlijke opdracht aan de ambtelijk opdrachtgever (gemeentesecretaris, directeur of afdelingshoofd). Afhankelijk van de inrichting zet deze het uit bij een teamleider als opdrachtnemer of direct bij een dossierhouder. Deze is eigenaar van de opdracht heeft daarmee een inhoudelijke én regisserende rol. Degene moet dus ook intern afstemmen en input ophalen.

Ten tweede, voor elke vraag dient er een proces te zijn. Of die nu van een journalist komt of van een directeur van een maatschappelijke instelling of dat het een nog uit te voeren motie is, voor elk type verzoek moet het direct helder zijn welke routes er zijn en welk product opgeleverd gaat worden. Een staf of een bestuursadviseur speelt coordinerende rol in het aanjagen van het proces en het zuiver houden van de verschillende rollen.

Ten derde moeten de accorderingsniveaus helder zijn. Soms stellen managers niet van de inhoud te zijn, maar in het bestuurlijk-ambtelijk samenspel is het belangrijk dat er iemand tussen directie en bestuur en de ambtelijke organisatie zit. Enerzijds als kwaliteitsbewaker, maar anderzijds ook als ‘stootkussen’ cq. beschermlaag tussen bestuur en ambtenaar. Ook is het van belang dat een strategisch- of bestuursadviseur aangehaakt is, aangezien zij het politiek-bestuurlijke spanningsveld goed kennen en met een concernbrede blik kijken.

Op deze manier weet idereen op ieder niveau in de organisatie wat ze moeten doen en worden op voorhand ad hoc spoedverzoeken zorgvuldig en gestructureerd gekanaliseerd. . Dan kan de tijdsdruk nog steeds hoog zijn, maar het proces en de verschillende rollen zijn helder. Het resultaat is dat een optimaal ontzorgde bestuurder die kan gaan besturen in plaats van bijsturen. Ambtenaren kunnen kan snel aan de slag en weten zich gesteund door collega’s en leidinggevende. Bovendien iss het dan zo georganiseerd dat de bestuurlijke kwaliteit gewaarborgd is en de buitenwereld optimaal bediend wordt. Win-win-win dus.

Ons aanbod

Wij ondersteunen college, gemeentesecretaris en ambtelijke top met het inrichten van een bestuurlijk-ambtelijk samenspel dat werkt. Vanuit onze expertise brengen we diensten en processen bij elkaar voor een passende inrichting, zodat de organisatiekracht wordt versterkt. Geen ad hoc en spoed meer, maar een gestructureerd kort-cyclisch proces waar iedereen een heldere rol heeft.

Jeroen Bronswijk

Jeroen Bronswijk is adviseur bij Rijnconsult en gespecialiseerd in het laten werken van politiek, bestuurlijk en ambtelijk samenspel. Als politiek assistent in de gemeente Rotterdam en senior coördinator Staf- & Parlementaire Zaken bij het ministerie van Justitie & Veiligheid heeft hij op verschillende niveaus politiek-bestuurlijke ervaring opgedaan.