Risicomanagement: van papieren tijger naar succesvolle organisaties (1/3)

Onze collega Ingrid de Jong heeft 15 jaar ervaring als risicomanager waarvan een groot deel in de huisvesting- en vastgoedsector. Als geen ander weet zij hoe organisaties met kleine en eenvoudige stappen risicomanagement echt succesvol te kunnen maken. Niet langer die papieren tijger, dat noodzakelijke kwaad al dan niet opgelegd door derden, maar een zinvolle investering die organisaties helpt succesvol te zijn. Dit is haar eerste bijdrage aan deze nieuwsbrief over dit onderwerp. Er volgen er in 2022 nog twee, telkens vanuit een ander perspectief en met maar één doel: organisaties handvatten te bieden om met behulp van risicomanagement succesvol te zijn.  

Iedereen heeft er wel eens aan moeten geloven het opstellen van een risicoanalyse of ‘op het matje komen’ om uit te leggen wat er fout is gedaan (of zou fout gegaan de waarheid beter benaderen?) Wat gebeurde er daarna? Helemaal niets of juist wel? Dat is in de eerste plaats afhankelijk van de cultuur van de organisatie die bepaalt hoe wordt gekeken en omgegaan met risico’s. Vooruitstrevend zijn organisaties waar risicomanagement de basis is van hoe gewerkt wordt. Deze organisaties kijken voorafgaand aan besluiten, strategische keuzes welke belangrijke onzekerheden er zijn en hoe daarmee moet worden omgegaan. Wanneer iets niet goed is gegaan stellen ze zich de vraag wat er voor de toekomst van geleerd kan worden. Een succesvolle eigenschap van deze organisaties is ook dat ze besluiten durven te nemen ondanks de onzekerheden die er zijn. Ze hebben er immers zicht op en hebben nagedacht wat de impact daarvan is. Helemaal aan de andere kant van het spectrum zitten de reactieve organisaties. Nog een graadje ergens de struisvogelorganisaties: “Wat we niet zien dat is er niet en mocht het fout gaan dan gaan we op zoek naar de veroorzaker en lossen we de crisis wel op”. De reactieve organisatie, de naam zegt het al, die vinden risico’s wel belangrijk, maar vooral achteraf: “Hoe komt het dat we het niet eerder hebben gezien en kunnen we uitleggen wat er gebeurd is”. Wanneer organisaties dat station gepasseerd zijn worden het organisaties die wel proactief met risico’s aan de slag gaan. Niet alleen wachten tot er iets fout gaat, maar vooraf kijken waar de risico’s zitten, ze vastleggen en zo nodig steeds weer nieuwe vastleggen, zorgen dat het overzicht compleet en actueel blijft. De papieren (risicomanagement) tijgers. Daarmee zijn ze nog niet de vooruitstrevende organisatie die durft te spelen met risico’s, maar de basis ligt er. In welke organisatie bent u, als lezer, werkzaam en begrijpt u nu waarom er iets wel of niet is gedaan met die risicoanalyse of waarom u op dat matje werd geroepen?

Driedelige boodschap voor de papieren tijgers

Deze eerste bijdrage over risicomanagement richt zich op de papieren tijgers, de organisaties die zicht hebben op de risico’s, die de analyses blijven verbeteren en aanvullen, maar die het onvoldoende lukt de uitkomsten succesvol te gebruiken in de praktijk.

De belangrijke boodschap aan deze organisaties is drieledig. Op de eerste plaats, concretiseer de risicoanalyse. Op de tweede plaats durf keuzes te maken en tenslotte betrek de juiste mensen bij het proces en ga voor echte samenwerking.

1. Risicoanalyse concretiseren

De boodschap om een risicoanalyse te concretiseren betekent dat vooraf moet worden nagedacht welke ongewenste gebeurtenissen de organisatie wil voorkomen. Is dat bijvoorbeeld ongemotiveerd personeel tijdens een organisatieverandering of slechte samenwerking met ketenpartners of tussen afdelingen binnen de organisatie? Pas wanneer dat is vastgesteld, kunnen de bijbehorende risico’s en oorzaken en later de beheersmaatregels worden uitgedacht. Er zijn te veel risicoanalyses uitgevoerd waarbij vooraf die scherpte niet is aangebracht. Het gevolg is een onuitputtelijke lijst aan risico’s, oorzaken en een bureaula waarin die meestal verdwijnt omdat er echt geen beginnen aan is om al die gevonden risico’s te managen.

2. Durf keuzes te maken

Wanneer dat is gedaan is het belangrijk (eveneens vooraf) na te denken over welke risico’s zo belangrijk zijn dat ze beheerst moeten worden. Beheersen in termen van vermijden dat ze optreden of verminderen van het negatieve effect. Dat hoeft lang niet altijd bepaald te worden op basis van kans x effect, maar kan ook bepaald worden door naar de proportionaliteit te kijken. Hoeveel inspanningen kost het om bepaalde risico’s te elimineren en wat levert het daadwerkelijk op? Inspecties en overheden vergeten dat nog wel eens. Daar is het voorkomen dat ze aangesproken worden op het feit dat ze ergens niet goed op gereageerd hebben belangrijker dan de proportionaliteit van de maatregelen. Naast het elimineren van risico’s en gevolgen is er niets op tegen om bepaalde risico’s over te dragen, bijvoorbeeld door het inzetten van een stroppenpot waarin ketenpartners geld storten om tegenslagen op te vangen of door bepaalde risico’s gewoonweg te verzekeren. Tenslotte is acceptatie ook altijd nog een mogelijkheid: fouten maken mag (als het even kan niet altijd dezelfde).

3. Ga voor de echte samenwerking

De derde belangrijke boodschap is dat risico’s alleen succesvol kunnen worden beheerst wanneer de juiste mensen aan tafel zitten. Risicomanagement is niet iets van een voor deze taak aangestelde functionaris, driehoog achter in het gebouw. Risicomanagement is van iedereen die bij het ontstaan en het voorkomen van risico’s betrokken is, niet alleen de aannemer, maar ook van bijvoorbeeld de gebruiker, de assetmanager, de lokale overheid. Iedereen draagt vanuit zijn of haar perspectief en verantwoordelijkheid bij aan het inzichtelijk maken en beheersen van risico’s. Juist door in een gezamenlijk proces nauw met elkaar samen te werken ontstaan niet alleen zinvolle risicoanalyses, maar wordt ook een vruchtbare bodem gecreëerd om daadwerkelijk met het elimineren van de risico’s en de gevolgen als team aan de slag te gaan. Dat team zit niet driehoog achter, maar treft elkaar in de dagelijkse praktijk, werkt met elkaar samen en gaat voor de vastgestelde organisatiedoelen. Het managen van risico’s is daarbij een hulpmiddel, maar nooit een doel op zich. Dat kenmerkt de vooruitstrevende organisatie.

Lees artikel 2