Risicomanagement: van papieren tijger naar succesvolle organisaties (2/3)

Onze collega Ingrid de Jong heeft 15 jaar ervaring als risicomanager waarvan een groot deel in de huisvesting- en vastgoedsector. Als geen ander weet zij hoe organisaties met kleine en eenvoudige stappen risicomanagement echt succesvol kunnen maken. Niet langer die papieren tijger, dat noodzakelijke kwaad al dan niet opgelegd door derden, maar een zinvolle investering die organisaties helpt succesvol te zijn. Dit is haar tweede bijdrage over dit onderwerp: telkens vanuit een ander perspectief en met maar één doel: organisaties handvatten te bieden om met behulp van risicomanagement succesvol te zijn.  

In de vorige nieuwsbrief hebben we aandacht besteed aan de mate van volwassenheid van organisaties als het gaat om risicomanagement. Waarin de meest volwassen organisatie actief zicht willen hebben op risico’s (en kansen!) die als zodanig de basis vormen voor hun handelen en besluitvorming. De struisvogelorganisaties daarentegen zeggen: “Wat we niet zien dat is er niet en mocht het fout gaan dan gaan we op zoek naar de veroorzaker en lossen we de crisis wel op”.  Voor deze laatstgenoemde organisaties en voor alles wat daartussen zit richting de meest vooruitstrevende organisatie zijn we vervolgens dieper ingegaan op een eerste belangrijke stap richting meer volwassenheid:  het maken en van het papier krijgen van risicoanalyses. Toegelicht is dat een bruikbare risicoanalyse drie belangrijke kenmerken heeft. Allereerst is vooraf het doel vastgesteld.  Welke ongewenste gebeurtenissen, gevolgen, wil de organisatie voorkomen of de effecten daarvan beperken? Op de tweede plaats moeten in de risicoanalyse duidelijke prioriteiten worden gesteld. Welke risico’s worden daadwerkelijk beheerst omdat ze grote gevolgen hebben of omdat ze bijvoorbeeld zonder al te veel inspanningen goed te beheersen zijn. Prioriteren is cruciaal.  ‘Less is more’, het aantal te beheersen risico’s moet overzichtelijk zijn anders is er echt geen beginnen aan én begint er ook niemand aan. Een derde kenmerk van een goede risicoanalyse en het aan de slag gaan daarmee is dat er sprake moet zijn van samenwerking tussen verschillende disciplines en zelfs verschillende organisaties wanneer de risico’s verder gaan dan de invloedsfeer van de organisatie. Zonder samenwerking wordt het niets zoals het ook niets wordt wanneer er één iemand verantwoordelijk wordt gemaakt voor het risicomanagement.
 

Het begrip risico

In deze bijdrage gaat het om de vraag (en het antwoord op) wat nu eigenlijk een risico is? Het woord risico is in de praktijk misschien wel één van de meest onjuist gebruikte woorden. Wat is bijvoorbeeld het risico van autorijden? Een ongeval, geen stroom of benzine meer hebben, in een file terechtkomen?

Er zijn talloze definities van het begrip risico. Kern is dat er gebeurtenissen zijn, de oorzaken, die een ongewenste situatie veroorzaken, het risico, die een ongewenst effect hebben op de te behalen (bedrijfs)doelstellingen, het gevolg. Schematisch kan dat eenvoudig als volgt worden weergegeven.

Het gevolg is hier de doelstelling die als eerste geformuleerd moet worden bij het opstellen van een succesvolle risicoanalyse. Het antwoord op de vraag, wat wil je nu eigenlijk voorkomen? Terug naar het risico van autorijden. Die vraag kun je dus niet beantwoorden zonder eerst de doelstelling, het gevolg, vastgesteld te hebben. Als je ongevallen, of erger nog letsel, wilt voorkomen is een risico dat je afgeleid wordt door je telefoon wat veroorzaakt kan zijn doordat je door iemand wordt geappt. Wil je echter voorkomen dat je te laat op een afspraak komt, dan is vertraging een risico dat veroorzaakt kan worden door een ongeval.

Vanuit het gevolg kom je telkens bij het risico en de oorzaak door  de ‘omdat’-vraag te beantwoorden. Uiteraard kan een gevolg meerdere risico’s hebben en een risico meerdere oorzaken. Aan een oorzaak kan natuurlijk ook weer een andere, dieperliggende, oorzaak ten grondslag liggen. Stop alleen daar met analyseren waar je als organisatie of samenwerkingsverband geen invloed meer op kunt hebben. Om in het voorbeeld te blijven, het appgedrag van andere weggebruikers, daar heb je geen invloed op, wel dat van je eigen medewerkers. De aller diepste die je wel kunt beïnvloeden is uiteindelijk de oorzaak die je als eerste aan moet pakken. De steel van een visnet repareren waarvan het net nog vol met gaten zit levert pas succes op bij het vangen van vis wanneer eerst het net gerepareerd wordt.   
 

Waarom risico's ontleden

Maar waarom is het nu zo belangrijk om zo schematisch een risico te ontleden? Het antwoord op die vraag is tweeledig en eenvoudig:

1. Door zicht op de risico’s te hebben kun je de kans bepalen dat dit risico zich voordoet. Door dit te ‘vermenigvuldigen’ met de ernst van het gevolg kunnen prioriteiten gesteld worden wat wel en niet aangepakt moet worden.
2. Door zicht te hebben op de oorzaken en gevolgen kunnen er weloverwogen keuzes worden gemaakt of de oorzaak moet en kan worden weggenomen zodat het risico niet optreedt of dat het optreden daarvan moet of kan worden geaccepteerd en de beheersmaatregelen zich moeten gaan richten op het voorkomen en beperken van de gevolgen ervan.

Bovenstaande figuur illustreert dit. Om een brand tijdens laswerkzaamheden te voorkomen kan een beheersmaatregel, die gericht is op het wegnemen van de oorzaak, het schoonhouden van het bouwgebied zijn. Wanneer dat niet het gewenste effect heeft of wanneer het niet mogelijk is het helemaal stofvrij te houden, kan een beheersmaatregel worden ingezet die zich richt op het beperken of voorkomen van het gevolg. In dit voorbeeld de brandblusser. Beide kan natuurlijk ook.
 

Interessant?

De volgende keer gaan we in de derde en laatste bijdrage over risicomanagement in deze nieuwsbrief in op de rol van menselijk handelen, processen, techniek bij het voorkomen van risico’s.

Nu al meer weten? Neem dan contact op met Ingrid de Jong (Ingrid.deJong@rijnconsult.nl)

Lees artikel 1 Risicomanagement