Organisatieleren in tijden van Corona: Wil je versnellen? Sta dan even stil.

Nederland werkt nu zes weken zo veel mogelijk thuis. En hoewel de updates van het RIVM laten zien dat het aantal doden en opnames per dag heel voorzichtig afneemt, is de mededeling van premier Rutte ook duidelijk: “Het loket gaat zeker niet in een keer open. Hou vol.” Het kan nog weken, zo niet maanden duren voordat we elkaar weer als vanouds op het werk en privé kunnen ontmoeten. Als gevolg daarvan zijn organisaties genoodzaakt om verder vooruit te kijken dan op 12 maart werd gedacht. Waar eerst de prioriteit lag bij tijdelijk zoveel mogelijk werkzaamheden vanuit huis gedaan krijgen, wordt er nu breder gekeken hoe organisaties de komende maanden door kunnen vanuit duizenden thuiskantoren. En daarmee rijst ook de vraag: hoe organiseren we de ontwikkeling van onze medewerkers op afstand?

De afgelopen weken stroomde social media vol met gratis webinars, “free trials” voor online leeromgevingen en artikelen met 5 tips voor leiders in tijden van crisis of de 7 uitgangspunten voor een goede online vergadering. Aan leeraanbod geen gebrek. Echter, het aanbod bestond enkel uit theorie: nieuwe input. De zendingsdrang is begrijpelijk, maar weinig effectief: in 2001 toonde het Centre for Creative Leadership al aan dat het formeel organiseren van leren slechts 10% van het totale leerrendement oplevert. Het meeste wordt geleerd door te doen in de praktijk (70%) en samen met anderen middels coaching & feedback (20%). En laten die laatste twee vormen van leren in deze tijd juist meer onder druk staan, dan de klassikale 10 %.

Het volledig omschakelen naar digitaal werken is niet voor iedereen even makkelijk. Het vraagt bijvoorbeeld meer voorbereiding om digitaal les te geven dan fysiek voor de klas te staan. Je werk op een andere manier doen kost niet alleen meer tijd, maar ook meer energie: Over werkzaamheden die je eerst op de automatische piloot deed, moet nu langer worden nagedacht. Een uurtje online vergaderen is vermoeiender dan een fysieke vergadering op kantoor. Bovendien zijn leeraanbieders niet de enigen die een beroep doen op jouw aandacht middels het zenden van informatie. Sinds we thuis aan het werk zijn krijgen we veel meer informatie te verwerken; Er wordt meer gemaild, geappt en gebeld. Daarnaast zoekt men informatie op om wegwijs te worden in de laatste digitale tools, krijgen we regelmatig updates van onze leidinggevenden over nieuwe protocollen en de laatste cijfers en kijken we tegelijkertijd met een schuin oog naar het nieuws van het RIVM. En hoewel het heerlijk is om geen reistijd te hebben en aan te sluiten in de file, mis je daardoor ook het moment waarop je afdraait, terugkijkt op de dag en alvast je gedachten ordent voor morgen. Merk je dat je vermoeider bent na een dag thuiswerken dan wanneer je op kantoor zit? Dat komt o.a. doordat je brein meer informatie te verwerken krijgt, je minder op de automatische piloot kunt doen, vaker en sneller schakelt tussen verschillende taken en onderwerpen en er daarnaast minder natuurlijke pauzemomenten zijn doordat je even een praatje maakt met een collega of iets verder moet lopen voor een kop koffie of de printer dan thuis.

Terug naar het organiseren van leren op de thuiswerkplek: nog meer input is in deze periode minder effectief. Wil je je medewerkers laten leren? Zet dan in op lereninterventies die draaien om reflecteren op- en toepassen van lessons learned uit de afgelopen werken: de overige 90% uit het 70-20-10 model. Er is immers genoeg gebeurd om met elkaar op terug te kijken. Als organisatie het relevant om de tijd te nemen voor vragen als: Hoe kijken we terug op onze reactie op de crisis? Wat hebben we geleerd in de afgelopen weken? Maar kijk ook eens naar welke incidenten er hebben plaatsgevonden en analyseer met elkaar hoe dit heeft kunnen gebeuren in een ‘Walk through’ sessie.

Ook in bredere zin heeft de coronacrisis impact op organisaties. Misschien staan er ineens heilige huisjes ter discussie, waar nooit aan getoornd mocht worden. Of wellicht is het productieproces of de dienstverlening aangepast vanwege de maatregelen en brengt dit onvoorziene voordelen met zich mee. Vragen als: Welke veranderingen willen we vasthouden als dit alles voorbij is? En op welke veranderingen in de markt willen we anticiperen na de crisis? Zijn interessant om intern als MT te bespreken, maar denk ook aan ketenpartners of collega’s die in dezelfde sector voor andere organisaties werken. Klik hier voor rondetafelgesprekken in de zorg.

In plaats van een webinar te volgen over leiderschap in tijden van crisis, leer je als leidinggevende meer in deze tijd door in gesprek te gaan met je medewerkers over wat zij van jouw leiderschap vonden in de afgelopen weken. Wat hadden ze van je nodig? Wat heb je gedaan om jouw team te helpen hun draai te vinden in de nieuwe situatie? Wanneer hebben ze je gemist? Steek complimenten in je zak, neem de tips ter harte om je medewerkers beter te kunnen begeleiden in de weken die volgen en organiseer passende ondersteuning in dat leerproces als je daar behoefte aan hebt in de vorm van intervisie of coaching.

Ook voor medewerkers is tijd voor reflectie juist nu van belang. Voor lang niet iedereen is thuis een ontspannen plek om te werken. Sommige mensen hebben te maken met extreme piekbelasting, anderen missen het gevoel ergens aan bij te dragen omdat er minder te doen is dan normaal. De omslag naar digitaal werken vraagt van de ene medewerker meer aanpassingen en energie dan van de ander. Daarnaast ervaren medewerkers wellicht stress vanwege dilemma’s in hun privéleven die weerslag hebben op hun werk en/of gezondheid: mensen die mantelzorger zijn of zijn geworden nu de thuiszorg minder vaak langs kan komen, dierbaren die ziek zijn geworden of overleden als gevolg van het virus, een gespannen sfeer in huis die oploopt nu iedereen op elkaars lip zit of de angst om zelf ziek te worden omdat je tot een risicogroep behoort. Kijk samen terug op de afgelopen weken en maak een plan hoe mensen de komende periode gezond aan het werk kunnen blijven. Heeft iemand extra begeleiding nodig? Schakel tijdig een coach in.