Stappenplan zelfsturing

Zelfsturing vraagt om maatwerk. Afhankelijk van de huidige managementstijl, de strategie en de doelstelling van de organisatie, kijken wij wat er nodig is. Daarbij beginnen wij bij de context waarin teams opereren: de organisatie. Hierbij gebruiken we onderstaand schema waarin we laten zien hoe je komt tot een succesvolle implementatie van autonome teams: 


aanpak zelfsturing

Stap 1: Begin bij MT
Begin bij het MT. Samen met het MT maken we inzichtelijk hoe zelfsturing in teams bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen, welke vorm en mate er past bij de organisatie en wat dit vraagt van het MT. Dit is de basis voor een afspraak waarin duidelijk staat wat de organisatie van het MT kan verwachten als het om zelfsturing gaat.
 
Stap 2: Wat gaat er veranderen?
Maak concreet wat er gaat veranderen. Na het ondertekenen van de afspraak is er nog geen nieuwe werkelijkheid. Het benoemen van de benodigde ontwikkeling om te komen tot de nieuwe werkelijkheid is de volgende stap. Wat gaat er daadwerkelijk veranderen, wat is nu gebruikelijk dat straks niet meer wenselijk is en welke houding wordt er van het MT verwacht?
 
Stap 3: Randvoorwaarden
Richt randvoorwaarden in. We werken hierbij van buiten naar binnen. De buitenste cirkel is de organisatie. De belangrijkste vraag hierbij: past het concept van autonome teams bij het wezen van de organisatie? De hiërarchie betreft de afhankelijkheden binnen de organisatie. Onderwerpen die hier aan bod komen zijn bijvoorbeeld ‘mandaat zo laag mogelijk in de organisatie leggen’ en ‘de escalatieladder inregelen’. Ten slotte worden de processen en systemen, informatievoorziening en werkklimaat bekeken om te bepalen welke aanpassingen nodig zijn om een faciliterende werkomgeving te creëren waarbij autonome teams in staat zijn om optimaal te presteren.
 
Stap 4. Stel kaders op
De teams hebben een belangrijke rol bij het benoemen van de benodigde kaders. Het is wel nog steeds aan het management om vervolgens duidelijke kaders neer te zetten. Dit kan en mag management niet aan de teams zelf overlaten. Dit is de duidelijkheid die het team van het management mag verwachten.  

Bij het opstellen van de kaders gaat het om drie onderwerpen: de rolopvatting van het team, het primaire proces en de bedrijfsvoering (secundaire processen). De rolopvatting geeft weer waar het team van is (en waar het niet van is) en geeft de bedoeling en daarmee het morele kader van het team aan. Dit zorgt voor de impliciete sturing aan het gedrag van het team. Bij kaders rondom het primaire proces wordt er gekeken naar de organisatiedoelstelling, de resultaten die het team wil behalen, de indicatoren die daarbij horen, de deadlines die gehanteerd worden en de middelen die het team ter beschikking heeft om de doelen te behalen. 
 Stap 5. Oefen met besluitvorming.
Er zijn veel vormen van besluitvorming. Het helpt teams om te oefenen met verschillende vormen en te kijken welke vorm bij welk dilemma past. Ga je als team voor consensus, werk je met vetorecht, de meerderheid beslist of wisselend voorzitterschap. Ook helpt het teams om de taken van te voren goed te verdelen.
 
Stap 6. Ga aan de slag  
Sommige organisaties kiezen er voor om met proeftuinen te werken, anderen rollen het in een keer over de organisatie uit. Wat je kiest, houd goed bij wat er goed gaat, hoeveel extra tijd je kwijt bent aan nieuwe taken en hoeveel tijd het oplevert doordat er eigen besluiten gemaakt kunnen worden. Het management doet er verstandig aan om het team niet in een keer ‘los’ te laten, maar om dit beetje bij beetje te doen. 
 

Stap 7. Reflecteer met team en management
Zelfsturing zal niet in een keer een succes zijn. Zowel teamleden als het management zullen toch moeten wennen aan de nieuwe situatie. Wees heel open in hoe het gaat. Durf twijfels te benoemen, geef aan wat beter kan, maar bovenal vier de successen die al geboekt zijn. Maak aanpassingen die nodig zijn: experimenteer en ga op zoek naar de vorm die bij de organisatie en het team past. Tenslotte, zelfsturing is maatwerk!
 

Zelf aan de slag met zelfsturing?

Heeft u hulp nodig bij het maken en/of uitwerken van dit stappenplan? Wij bieden u graag de mogelijkheid om in een workshop een concrete opzet van dit stappenplan specifiek voor uw organisatie samen op te stellen. Informeer naar de mogelijkheden via: secretariaat@rijnconsult.nl of belt u ons: 030-2984250.

Specialisten

Afbeelding
Marit Ubachs
Marit Ubachs