Processen
Procesgericht denken, werken en organiseren
Procesgericht denken gaat vooraf aan procesgericht werken. Zoals Deming ooit heeft gezegd: ‘Als je niet in procestermen kunt benoemen waar je mee bezig bent, weet je eigenlijk niet wat je aan het doen bent’.
Procesgericht werken kan vervolgens een basis zijn voor procesgericht organiseren. Procesgericht werken zit in de genen van Rijnconsult; we helpen je graag om processen beter te stroomlijnen in de dagelijkse praktijk. We hebben onze ervaringen in een aantal bewezen aanpakken verwerkt, waarbij een groot gedeelte van de organisatie op praktische wijze betrokken wordt.
Wij helpen een grote diversiteit aan organisaties om hun processen beter te stroomlijnen. Wij gaan samen met je aan de slag om procesgericht denken, procesgericht werken en procesgericht organiseren in de dagelijkse praktijk te brengen.
Typische klantvragen
Visie op processen
Processen zijn een middel, geen doel. Processen helpen om systematisch zicht te krijgen op het geheel aan activiteiten dat in een organisatie wordt uitgevoerd en hun samenhang. Dus niet alleen productie, maar ook ontwikkeling, besturing, commercie, etc. Bedenken en beschrijven van processen is belangrijk. Het verschil wordt echter gemaakt in de dagelijkse praktijk. Doen wat bedacht is. Het gaat dus niet alleen om processen maar vooral ook om houding en gedrag, competenties en leiderschap. Dat betekent dat kenmerkend voor onze aanpak is dat we altijd zorgen voor een grote mate van betrokkenheid van medewerkers en management die midden in het proces zitten. Het gaat om hun werk!
Procesoptimalisatie: bepalen, vertalen, doen
Bepalen: onze strategie vertalen naar de hoofdprocessen (bestaand en nieuw) binnen de organisatie. Ofwel in vaktermen: hoe ziet de procesarchitectuur eruit? Steeds vaker krijgen we vragen die te maken hebben met ketens en netwerken. Het helpt om dan te denken in bedrijfsprocessen, ketenprocessen en netwerkprocessen. Als metafoor: het impliciete, expliciet maken.
Vertalen: de hoofdprocessen vertalen naar procesverbetering in de de praktijk. In twee werksessies van het huidige naar het gewenste proces We gaan samen in gesprek om tot een gezamenlijk beeld te komen van het gewenste proces. Binnen dit traject zijn we soms zelfs meer een ‘tolk’ dan een adviseur.
Doen: vervolgens is procesverbetering bovenal een kwestie van doen: hierbij stimuleren we medewerkers om met elkaar samen te werken, denkend vanuit processen. Dit betekent onder andere invullen van proceseigenaarschap op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
Lessen op het gebied van procesverbetering
De lessen die we tijdens onze werkzaamheden en dienstverlening geleerd hebben op het gebied van processen zijn:
- De essentie en meerwaarde van procesgericht werken moet je ervaren in de dagelijkse praktijk.
- Denken, werken en organiseren op basis van processen betekent:
- Alle processen bekijken vanuit het perspectief van ‘de klant’
- Over de grenzen van het eigen werk heen kijken.
- Processen moeten herkenbaar bijdragen aan het realiseren van de strategie.
- Processen vormen de basis voor continu verbeteren.
- Zonder ‘standaard’ is alles goed. - Op alle niveaus van de organisatie wordt scherp weke rol iedereen heeft, wat hun bijdrage is en dus ook wat je van elkaar mag verwachten.
- Procesgericht werken leidt tot meer betrokkenheid, betere motivatie en meer discipline.
- Per saldo levert procesverbetering een hogere efficiëntie, effectiviteit en klantentevredenheid op.
Resultaat
'De strategie van Leading, Thinking en Tooling heeft ons geholpen om slimmer en sneller te werken.'
‘Wij hebben de dienstverlening aan onze burgers aanzienlijk verbeterd en de kosten teruggebracht, door ‘lean’ te leren kijken.’
Wat zijn processen in een organisatie?
Elke organisatie heeft een eigen bestaansrecht, vastgelegd in missie, visie en strategie. Die vertalen zich in producten en diensten voor inwoners, cliënten, patiënten of andere doelgroepen. Die hebben elk een bedoeling die bijdraagt aan de strategie. Procesgericht werken zet die bedoeling centraal en vertrekt vanuit het werk zelf: hoe stroomt dat door de organisatie? We onderscheiden drie typen processen.
1. Primaire processen (ook wel kernprocessen genoemd) vormen het hart van de organisatie. Hier levert de organisatie de waarde waarvoor ze bestaat. Denk aan vergunningverlening bij een gemeente, zorg in een zorgorganisatie of het realiseren van woningbouw.
2. Ondersteunende processenn zijn er om de uitvoering te helpen. Denk aan HR, financien, ICT, facilitaire zaken en communicatie. Zij leveren de mensen, middelen en systemen die de uitvoering nodig heeft.
3. Besturende processen geven richting en zorgen voor bijsturing, binnen de organisatie en daarbuiten. Geen organisatie werkt alleen. Er zijn leveranciers, partners, gemeenschappelijke regelingen en regionale samenwerkingen. Besturen gaat daarom van binnen naar buiten en van buiten naar binnen, via strategie, planning en control, governance en managementinformatie.
Waarom dit overzicht belangrijk is
Wie ziet hoe het werk door de organisatie stroomt, overziet het geheel. Dat is de basis om processen te verbeteren, op elkaar te laten aansluiten en erop te sturen. Het helpt ook om leveranciers en partners beter te laten aansluiten. En het is het voorportaal voor digitalisering, automatisering en de inzet van AI: eerst inzicht in hoe het werk loopt, dan pas de techniek.
Uitgelicht
